2019年4月より労働基準法が一部改正されます。厚生労働省が策定したガイドラインでは、労働時間の適正な把握は「タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的記録を基礎として確認し、適正に記録すること」と定められています。使用者が講ずべき措置が厳しくなり、そうした勤怠管理システムの導入が必要になるかもしれません。
こちらでは、既に勤怠管理システムを導入した企業の事例をご紹介します。

従来の勤怠管理における悩みとは

東京都産業労働局「平成28年度労働時間管理に関する実態調査」によると、都内中小企業の従業員に対し、勤務事業所の労働時間の把握方法について調査したところ、「自己申告」が最も多い32.4％、次いで「タイムカード」が27.3％という結果になりました。

働き方改革により客観的な記録を基礎とすることが求められるなか、未だ自己申告制で運用されている中小企業が多いことがわかります。

タイムカードで勤怠管理を行っている企業では、各種届出申請との照合や集計作業など、勤怠管理に多くの人手と時間を費やしています。
また、タイムカードには不正打刻や手書きによる改ざんのリスクがあるほか、集計しないと従業員の勤務状況が把握しにくいというデメリットも挙げられます。

次に、実際に勤怠管理システムを導入した企業の例をご紹介します。

導入事例：複雑な勤怠管理の手間を軽減したい

【企業情報】

• 業種：サービス業
• 社員数：500人以上

【抱えていた悩み】

社員やアルバイトの勤怠管理を紙のタイムカードで管理していましたが、お客様の勤務時間（夜間の交代勤務など）に合わせて納品するため、勤怠管理が複雑にならざるを得ませんでした。各従業員の就業開始時間や終了時間がバラバラだったことから、従業員の勤怠管理にかかる負担が非常に大きいという悩みがありました。

【提案したシステム】

不規則な勤務形態に対応可能な商品を導入。

【導入結果】

タイムカードは打刻場所が限定されるため、直行や直帰が多い営業職は手書きで時間を記入する必要がありました。導入後は出先で出勤・退勤時間の入力ができるようになり、営業職だけでなく、タイムカードの集計作業を行う人事総務担当者の手間も大幅に軽減。
また、使い慣れたExcelでデータ管理ができることから操作がしやすく、スムーズにシステムへ移行することができました。

この商品では、インターネットを経由してクラウド上で運用できるため、出先での打刻管理、複数の拠点の一元管理が可能です。そのほか、複雑な交代勤務やシフト作成にも対応しており、勤怠管理にかかる手間を大幅に軽減できるメリットがあります。

導入事例：勤怠管理・人事管理を効率化したい

【企業情報】

• 業種：サービス業
• 社員数：100人以上

【抱えていた悩み】

タイムカードで勤怠管理をしており、残業申請や休暇の申請など各種届出申請フローに加え、給与計算も手作業でした。業務効率化の観点から、人事管理に関する全ての作業をシステム化したいと考えていました。

【提案したシステム】

勤怠管理と人事管理の一元管理が可能な商品を導入。

【導入結果】

勤怠に関する届出申請（残業等）から承認・勤怠集計までシステム化されることにより、給与システムとの連動が可能になりました。これまで手作業で行っていたタイムカードの集計作業と給与計算作業がなくなり、業務の大幅な効率化を実現。
毎月締め日近くになると残業続きだった担当者の負担を軽減することができました。

勤怠管理システムの導入で得られるメリット

勤怠管理システムを導入すると、担当者の業務負担が減るだけでなく経営面においてもメリットがあります。

従業員情報の一元管理が可能

給与計算システムや人事システムと連動させることで、従業員に関する情報を一元管理できるようになります。

リアルタイムで従業員の勤怠状況を把握

タイムカードは集計後でないと労働時間が分からないというデメリットがありましたが、システム化することにより、リアルタイムで勤怠状況が把握できるようになります。残業が多い従業員の業務量を調整し、残業時間が多い部署の体制を見直すなど、マネジメント管理にも役立てることができます。

人材の有効活用が可能

それまで勤怠管理や給与計算でかかっていた手間が減ることで、人的リソースを確保し、人材を有効に活用できるようになります。

まとめ