企業向けの安否確認システムには、災害・天変地異・紛争などが発生した際に従業員の安全と出勤の可否について判断するための情報を確認し、集計する機能が備わっています。一般的な安否確認システムに設けられているおもな機能は、以下のとおりです。

1.災害時に一斉メール・プッシュ通知配信で本人・家族の安否確認

システムに登録されている全従業員に対し、一斉送信する形で安否確認を求めるメールやメッセージ、プッシュ通知を送信します。メールやメッセージには専用のURLが載っており、プッシュ通知からは回答画面に遷移できるため、従業員側からも簡単に安否に関する入力ができます。この機能によりいち早く、従業員本人およびその家族の安否や所在について確認をとり、自動集計することができます。

2.緊急時の行動の仕方を通知

災害など緊急事態が発生した際に、安否や状況に応じて各従業員がどのような行動をとるべきか、システムを通じて知らせる仕組みです。安否確認システムからの送信であることにより通常の業務連絡とは異なり、緊急時の対応が必要であることが一目で分かるという特徴があります。

近年では、日常的なコミュニケーションをSNSで行うことが多くなっているため、仕事以外ではメールをあまり使用しない従業員も多いはず。

そのため安否確認システムを導入した際は、メール配信を受け取るようにする場合まず従業員がメールアドレスを作成しきちんと登録するように促す必要があります。さらに確実性を上げるためには、アドレスを複数登録させるとよいでしょう。なかにはきちんと登録しない従業員もいるかもしれませんが、安否確認システムは企業側の状況把握に役立つとともに、従業員を守るうえでも大切なものです。社内での運用体制をしっかりと確立するように心がけてください。また、新入社員や人事異動、退職についても適切なフォローを行うようにしましょう。
設定したあとは、メールやプッシュ通知等が届くかテストを実施しましょう。

さまざまな特徴を持った企業向けの安否確認システムが、多数のベンダーから提供されています。「安否確認システム」と入力してインターネット検索をしてみると、思った以上に多くのサービスが見つかるはずです。数ある安否確認システムのなかから、自社ではどのサービスを選定すべきか悩んでしまうこともあるでしょう。
自社に適した安否確認システムを選定の上、適正に活用するためには、特に以下のポイントを重視して選ぶことがおすすめです。

1.平常時にシステムを使った訓練などのシミュレーションを行えるか

非常時に機能するのが安否確認システムとはいっても、日常的にテストやシミュレーションを行っていなければいざというときフル活用できません。日ごろから全従業員に対して訓練などを行い、災害時に的確な対処ができるようにしておくことが重要です。
安否確認システムのなかには、災害対応だけでなく社内インシデントや事故などの際に緊急連絡ができる機能を設けたものもあります。日常のなかで活用できたり、災害を想定したシミュレーションが容易に行えたりする安否確認システムを選ぶことで、非常時における対処もより円滑に行えるでしょう。

2.集計など管理者側の業務がサポートされているか

従業員の安否に関する応答やその確認がスムーズであることはもちろん重要ですが、管理者側の確認や集計が正確で容易であることも大切です。安否に関する応答を受け次第、リアルタイムで自動集計が行われすぐ確認できるかなど、管理を行いやすいかどうかも考慮して安否確認システムを選定しましょう。

1.安否確認メールやプッシュ通知の送信

災害が発生すると（地震災害の場合、震度5弱以上の地震発生の際）、従業員全員に対し安否確認要請のメールやプッシュ通知が一斉に自動送信されます。各従業員がメール等を確認して安否確認システム経由で応答すると、それを管理者がリアルタイムで確認できます。
従業員による応答入力にはIDやパスワードを入れる手間もなく、慌ただしい状況のなかでもスムーズな応答が可能です。

2.災害状況の確認

安否確認システムの管理者に対しては、安否確認システムが動作すると起動確認メールが自動で送られ、システム専用の集計ページをすぐに確認できます。また、ログイン画面から随時集計ページを見ることもできます。
インターネットへ接続可能な環境さえあればすぐに集計ページを確認でき、管理者が複数名いる場合にも同時に閲覧することがストレスなくできます。また集計データは、csv形式のファイルで帳票として出力することも可能です。